Posisi Purchasing; Tugas, Gaji, Alur Kerja dan Jenjang Karir semua kita bahas untuk menunjukkan betapa pentingnya fungsi purchasing dalam sebuah perusahaan. Divisi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersedia tepat waktu dan dengan harga yang kompetitif.
Apa itu Posisi Purchasing?
Dalam struktur organisasi perusahaan modern, posisi purchasing memegang peranan vital dalam mengelola pengadaan barang dan jasa. Purchasing juga biasa disebut sebagai buyer, yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan.
Setiap perusahaan pasti membutuhkan bahan baku atau kebutuhan lainnya untuk menjalankan operasional bisnisnya. Staff purchasing berperan sebagai jembatan antara kebutuhan internal perusahaan dengan supplier eksternal, memastikan bahwa pembelian barang dan jasa dilakukan dengan efektif dan efisien.
Dalam konteks ini, purchasing tidak hanya sekedar melakukan pembelian, tetapi juga bertanggung jawab untuk mengoptimalkan penggunaan anggaran perusahaan untuk barang dan jasa. Ini melibatkan proses seleksi supplier, negosiasi harga, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang diperlukan.
Dengan demikian, purchasing berkontribusi signifikan terhadap efisiensi operasional dan profitabilitas bisnis secara keseluruhan. Peran staff purchasing dalam mengelola pengadaan barang dan jasa secara efektif menjadi kunci keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Dalam beberapa konteks, istilah purchasing, buyer, dan procurement sering digunakan secara bergantian. Namun, purchasing memiliki fokus yang lebih spesifik pada proses pembelian dan pengadaan barang serta jasa.
Alur Kerja Purchasing dalam Perusahaan
Dalam menjalankan operasional perusahaan, tim purchasing memainkan peran krusial dalam memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan beberapa tahap penting yang harus dilalui dengan efektif dan efisien.
Perencanaan Pembelian
Perencanaan pembelian adalah tahap awal dalam proses purchasing. Tim purchasing harus mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini membutuhkan koordinasi dengan berbagai divisi, termasuk tim keuangan dan manajemen. Mereka juga melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO) untuk memahami biaya total yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa.
Pemilihan Supplier
Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih supplier yang tepat. Kriteria pemilihan supplier mencakup reputasi, lokasi, harga, dan kualitas produk atau jasa. Perusahaan perlu melakukan evaluasi yang cermat untuk memastikan bahwa supplier yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan baik.
Proses Penawaran dan Negosiasi
Proses penawaran melibatkan permintaan informasi (Request for Information - RFI) dari supplier. Dokumen ini menjadi dasar untuk negosiasi harga dan syarat lainnya. Negosiasi yang efektif memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
| Tahap | Aktivitas | Hasil |
|---|---|---|
| Perencanaan Pembelian | Identifikasi kebutuhan, analisis TCO | Rencana pembelian yang matang |
| Pemilihan Supplier | Evaluasi supplier berdasarkan kriteria | Supplier yang terpilih |
| Penawaran dan Negosiasi | RFI, negosiasi harga dan syarat | Harga terbaik dan kesepakatan |
Dengan memahami alur kerja purchasing, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ini pada akhirnya akan mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan.
Tugas dan Tanggung Jawab Posisi Purchasing
Dalam menjalankan operasional perusahaan, posisi purchasing memegang peranan penting dalam memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Tugas dan tanggung jawab posisi purchasing sangatlah beragam dan krusial dalam menunjang kelancaran bisnis perusahaan.
Tugas Harian
Tugas harian staff purchasing meliputi beberapa aktivitas rutin yang penting. Mereka bertugas menyusun daftar pengadaan barang dan jasa di perusahaan, serta melakukan kategorisasi pembelian berdasarkan kebutuhan. Staff purchasing juga harus meminta persetujuan untuk proses pembelian ke manajemen.
Mereka melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk memahami biaya total yang terkait dengan pengadaan suatu barang atau jasa. Selanjutnya, staff purchasing menyusun daftar supplier potensial dan menghubungi mereka untuk mendapatkan penawaran harga (quotation).
| Tugas Harian | Deskripsi |
|---|---|
| Menyusun daftar pengadaan | Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan akan barang dan jasa |
| Menganalisa TCO | Memahami biaya total pengadaan barang atau jasa |
| Menghubungi supplier | Mendapatkan penawaran harga dari supplier potensial |
Tanggung Jawab Strategis
Selain tugas harian, staff purchasing juga memiliki tanggung jawab strategis dalam jangka panjang. Mereka berperan dalam membangun hubungan dengan supplier kunci dan mengoptimalkan rantai pasokan. Staff purchasing juga berkoordinasi dengan departemen lain seperti keuangan, gudang, dan produksi untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Mereka melakukan evaluasi atas proses pembelian dan kinerja supplier untuk memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan efektif dan efisien. Dengan demikian, staff purchasing dapat mengoptimalkan proses pengadaan dan meningkatkan kualitas barang atau jasa yang diperoleh.
Skill yang Dibutuhkan untuk Posisi Purchasing
Untuk sukses di posisi purchasing, Anda perlu memiliki kombinasi skill yang tepat. Staff purchasing yang efektif harus memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang baik untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa.
Kemampuan Teknis (Hard Skills)
Kemampuan teknis yang diperlukan untuk staff purchasing meliputi pengetahuan tentang perpajakan, kemampuan menggunakan aplikasi office seperti Word, Excel, dan PowerPoint, serta pemahaman tentang kontrak bisnis. Pengetahuan tentang perpajakan sangat penting karena staff purchasing harus mengerti bagaimana sistem perpajakan berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.
Menggunakan aplikasi office dengan baik juga merupakan keahlian yang dibutuhkan. Setiap hari, tim purchasing disibukan dengan dokumen digital, sehingga kemampuan dalam mengoperasikan aplikasi office sangat diperlukan.
| Kemampuan Teknis | Deskripsi |
|---|---|
| Pengetahuan Perpajakan | Memahami sistem perpajakan dalam pengadaan barang dan jasa |
| Aplikasi Office | Kemampuan menggunakan Word, Excel, dan PowerPoint |
| Pemahaman Kontrak Bisnis | Memahami ketentuan dan syarat dalam kontrak bisnis |
Kemampuan Interpersonal (Soft Skills)
Kemampuan interpersonal yang krusial bagi staff purchasing meliputi komunikasi efektif, negosiasi, dan kemampuan membangun hubungan dengan supplier. Komunikasi yang baik sangat penting karena staff purchasing selalu berhubungan dengan banyak orang, termasuk supplier dan vendor.
Kemampuan negosiasi juga sangat dibutuhkan saat proses penawaran berlangsung. Staff purchasing yang berpengalaman dapat membantu mengurangi biaya yang dikeluarkan saat pengadaan barang dan jasa.
| Kemampuan Interpersonal | Deskripsi |
|---|---|
| Komunikasi Efektif | Kemampuan berkomunikasi dengan baik kepada supplier dan vendor |
| Negosiasi | Kemampuan melakukan negosiasi harga dan syarat dengan supplier |
| Membangun Hubungan | Kemampuan membangun dan memelihara hubungan dengan supplier |
Gaji dan Jenjang Karir Purchasing
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memahami gaji dan jenjang karir di bidang purchasing sangat penting bagi Anda yang ingin berkarir di bidang ini. Bidang purchasing tidak hanya menawarkan kesempatan untuk berkarir di perusahaan besar, tetapi juga memberikan jalur karir yang jelas dan prospek finansial yang menjanjikan.
Kisaran Gaji Purchasing di Indonesia
Gaji untuk posisi purchasing di Indonesia bervariasi tergantung pada level jabatan, ukuran perusahaan, dan lokasi geografis. Sebagai contoh, seorang admin purchasing dapat mengharapkan gaji sekitar Rp3.900.000 per bulan. Sementara itu, staff purchasing di DKI Jakarta dapat menerima gaji hingga Rp4.500.000 per bulan.
| Posisi | Gaji Bulanan (Rp) |
|---|---|
| Admin Purchasing | 3.900.000 |
| Staff Purchasing | 4.500.000 |
| Purchasing Manager | 8.000.000+ |
Jenjang Karir di Bidang Purchasing
Jenjang karir di bidang purchasing cukup jelas. Anda dapat memulai karir sebagai admin purchasing dan naik jabatan menjadi purchasing officer setelah 2 tahun. Dengan pengalaman lebih lanjut, Anda dapat menjadi purchasing atau supply chain manager setelah 5 tahun.
Pengembangan karir ini tidak hanya memberikan peningkatan gaji tetapi juga tantangan baru dalam mengelola proses pembelian dan pengadaan barang yang lebih kompleks.
Baca Juga : 8 Aplikasi Lowongan Kerja Resmi Terlengkap di Indonesia
Kesimpulan
Purchasing memainkan peran vital dalam memastikan kelancaran proses produksi dan operasional perusahaan. Divisi ini bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
Dalam menjalankan tugasnya, tim purchasing harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk supplier dan vendor. Proses pengadaan yang efektif melibatkan perencanaan pembelian, negosiasi harga, dan pemantauan pengiriman.
Staff purchasing juga harus memiliki skill yang memadai, baik hard skill maupun soft skill, untuk mengelola proses pengadaan dengan efisien. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan biaya operasional dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Prospek karir di bidang purchasing sangat menjanjikan, dengan kisaran gaji yang kompetitif dan jenjang karir yang jelas. Oleh karena itu, memahami peran dan tanggung jawab purchasing sangat penting bagi siapa pun yang ingin berkarir di bidang ini.